第54章 做事要善于时间管理(1)

　　零碎时间的把握。

　　我们每天的生活和工作时间中都有很多零碎时间，如有人约你一起吃中饭而迟到，于是你只能等待；或在银行排队而向前移动缓慢时，不要把这些短暂的时间白白耗掉，你完全可以利用这些时间来做一些平常来不及做的事情。

　　不要认为这种零碎时间只能用来例行公事或办些不大重要的杂事。最优先的工作也可以在这少许的时间来做。如果你照着“分阶段法”去做，把主要工作分为许多小的“立即可做的工作”，你随时都可以做些费时不多却重要的工作。

　　因此，如果你的时间因为那些效率低的人的影响而浪费掉了，请记着：这还是你自己的过失，不是别人的过失。

　　小额投资足以致富的道理显而易见，然而，很少有人注意，零碎时间的掌握却足以叫人成功。在人人喊忙的现代社会里，一个愈忙的人，时间被分割得愈厉害，无形中时间也相对流失得更迅速，其实这些零碎时间往往可以用来做一些小却有意义的事情。例如袋子里随时放着小账本，利用时间做个小结，保证省下许多力气，而且随时掌握自己的荷包。

　　常常赶场的人一定要抓住机会反复翻阅日程表，以免大意遗忘一些小事或约会，同时也可以盘算到底什么时候该为家人或自己安排个休假了。

　　想想自己的工作还有什么值得改进的地方，尝试给公司写几条建议等。只要你善于发现，小时间往往能办大事。

　　时间如同一个罐子，如果把几块石头当作你已经有效利用的时间放进去，当然罐子并未被装满。接着你可以抓一些沙子撒进去，这下罐子看起来似乎是满了，但如果你再往里面倒一些水，罐子还是能容纳的。可见时间的总量是固定的，而对于每个人有效利用的部分来说，各自却不一样。有人只放进去几块甚至一块石头，有些人却利用了沙子般的时间，而最善于利用时间的人已经能把时间看成水一样运用自如了。当然，不能只顾着沙子和水。石块还是最重要的，不要因小失大。

　　管住了时间就管住了一切。

　　俗话说“一寸光阴一寸金”，做一个善于管理时间的人，不仅你的事业充满了发展的机遇，而且，你的人生也充满快乐。

　　对时间情有独钟的比尔·盖茨，在和友人的一次交谈中说：一个不懂得如何去经营时间的商人，那他就会面临被淘汰出局的危险。而如果你管住了时间，那么就意味着你管住了一切，管住了自己的未来。

　　如果你开车去一个不熟悉的地方，会不会先不问路或不带地图？时间管理专家认为，每次花少许时间去预先计划，收效将会十分显著。事先花10分钟筹划，事中就不必花一个钟头去想该做些什么事。

　　赫德莉克在他所著的《生活安排五日通》一书里说：“不要把所有活动都记在脑袋里，应把要做的事写下来，让脑子做更有创意的事情。”

　　相信笔记，不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。

　　善于经营的比尔·盖茨指出，为时间做预算、做规划，是管理时间的重要战略，是时间运筹的第一步。成功目标是管理时间的先导和根据。你应以明确的目标为轴心，对自己的一生做出规划并排出完成目标的期限。

　　比尔·盖茨说：只有做好充分准备，才是快速完成工作的保障。

　　如果你要想成为一个企业管理的行家，你得大致计划一下，突破一门课程需花多长时间，什么时候进入管理实践，向内行学习。你若以搞发明创造为目标，就得在学习科学理论、向他人求教、动手制作、实验等几个领域分配好时间和精力。

　　立计划，也包括对“预算”的检查督促。你要经常检查实现某一短期目标，是否如期完成，可以记工作日志，或将完成每件事花费的时间记录下来。

　　有的人，工作起来似乎一天到晚都很忙，并且常常加班，为何非得加班不可呢？多半是由于工作管理拙劣所致，避免加班的关键在于行程表的拟订。总的来说，拟订周期行程表是件非常重要的事。

　　我们可以尝试拟订行程表，让自己的工作行程、同事的活动、上司的预定计划、公司的整体动向等事情得以一目了然。

　　由于自己的工作并非完全孤立，所以必须将它定性在所属部门的课题、公司整体的课题乃至各界的动向上，方才能够加以掌握管理。

　　只要尝试拟订行程表，原本凌乱不堪的各种预定计划，就会显得条理井然起来。

　　人们之所以工作忙得不可开交，追究其原因是由于老在工作即将截止之前，赶紧手忙脚乱从事加班熬夜之故。这种做法，经常导致工作水平的下降。

　　如果能够拟订行程表，设定进修时间、休闲时间、与家人沟通的时间，自己和家人都将因此取得默契，步调一致。此外，通过与家人的沟通了解，不但得以减轻日常生活的紧张压力，而且能够涌现新的活力。

　　当然，在生活中我们也有过这种讨厌的经验我们计划好了，也准备好按着计划来一步一步地办事，可是半途却节外生枝，把我们的预算弄得一团糟。试过一次，又一次，最后我们放弃了：“算了，走一步瞧一步罢了！”可是这种态度，害人不浅：“走一步瞧一步”拖垮了多少个计划，毁灭了多少理想，令多少人在下班回家的时候，无精打采，精疲力尽因为他们根本不知道时间跑到哪里去了，今天他们成就了什么事？

　　与时间拼搏，踏上成功之路。

　　人的一生是有限的，多则百年，少则几十年。如果一个人一生能活到七十岁，那么，它的全部时间就是六十万个小时。如果把一生的时间当做一个整体运用，那么就是到了三四十岁，会认为现在刚刚是起点，即使五六十岁，还有许多有效时间可以利用。但时间又显得是那样地容易逝去，如果你只是活一天算一天，到了三四十岁，就会感到人生的道路已走一半了。人过三十不学艺，结果是无所事事地混过晚年。许多本来可以好好利用的时间，白白地消磨过去。

　　我们中的许多人都是这样，随意把时间浪费掉，那么，虽然他在此时是自由的，但在即将接踵而来的社会竞争面前，却很可能不自由，就会丧失某些原本属于他的机遇。

　　一位著名的学者在他的一本关于有效管理时间的书中写到：“关于管理者的任务的讨论，一般都从如何做计划说起。这样看来很合乎逻辑。可惜的是管理者的工作计划，很少真正发生作用。计划常只是纸上谈兵，常只是良好的意见而已，而很少转为成就。

　　根据我观察，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始，他们并不以计划为起点；认清他们的时间用在什么地方才是起点。……”

　　人在时间中成长，在时间中前进。时间，惟有时间，才能使智力、想象力及知识转化为成果。人的才能得到充分的发挥，尽快踏上成功之路，若没有充分利用时间的能力，不能认识自己的时间，计划自己的时间，管理自己的时间，那只会失败。

　　时间，是成功者前进的阶梯。任何人想要成就一番事业，都不可能一蹴而就，必须踩着时间的阶梯一级一级攀登。

　　时间是成功者胜利的筹码。成功要有个定向积累的过程，世界上从来没有不花费时间便唾手可得的成功，时间对于你工作的成功意义是巨大的。歌德曾后悔地说：“在许多不属于我本行的事业上浪费了太多的时间，”假如分清主次的话，“我就很可能把最珍贵的金刚石拿到手。”我们再假定，如果歌德活到六七十岁即去世，那他的伟大巨著《浮士德》肯定完成不了。

　　在当今的社会工作中，时间被看得越来越重要，能否有效地运用时间，提高时间管理的艺术，成为决定成就大小的关键因素。由于现代资讯的增加，知识陈旧周期缩短，使人才越来越带有不固定性。有效地对时间进行利用成为需要。

　　时间是一种重要的资源，却无法开拓、积存或是取代，每个人一天的时间都是相同的，但是每个人却有不同的心态与结果，主要是人们对时间的态度颇为主观，不同的人，对时间都会抱持着不同的看法，于是在时间的运用上就千变万化了。

　　对时间管理应有怎样的认识，如何与时间拼搏？对任何一个人而言，都具有积极的意义。

　　时间管理，就是如何面对时间的流动而进行自我的管理，其所持的态度是将过去作为现在改善的参考，把未来作为现在努力的方向，而好好地把握现在，立刻去运用正确的方法做正确的事。要与时间拼搏，就要明白下面一些理念：时间管理的远近分配。为了能掌握时间，每一个人可根据自己的目标安排十年的长期计划，三年或五年的中期计划甚至季或月的执行计划，计划亦可根据不同的职务层次，安排十年的经营目标或三至五年的策略目标。

　　时间管理的优先顺序：为了在有限的时间内产生效益，每一个人都应将其设定的目标根据对于自身意义的大小编排出行事的优先顺序，其顺序为第一优先是重要且紧急的事，第二优先是重要但较不紧急的事，第三优先是较不重要但却紧急的事，第四优先才是较重要且并不紧急的例行工作。

　　时间管理的限制突破：任何的目标达成都会因人、物、财三种资源的限制，而如何客观地找出这些限制因素，并寻求不同的突破方法，可使得目标的达成度增高，亦表示预期目标的实际性，以避免理想成为空想，时间白白虚度。

　　时间管理的计划效率：没有计划，行动的效率就会大打折扣，而计划后也才能看出实际行动中可能产生的风险，以提醒自己注意，使理想与现实能够结合。

　　时间管理的结果、评估：任何的行动，都必须对其结果进行评估，以清楚地了解目标计划的超前与落后，各种未曾预测到的限制发生与可能的风险因素，以重新调整或改进，使整个时间的流动皆踏踏实实。

　　我们要与时间拼搏，就是要有效地管理我们的时间。让有限的时间对我们的工作产生更大的意义。

　　在时间上要永远比人快一步。

　　能够把对手“挑落马下”的人，其实没有什么绝招可言，只不过是在他们出手时，在时间上比对手快了一点。

　　比尔·盖茨说：现在的商业竞争，没有什么秘密可谈，谁能在最短的时间内，发挥出自己的优势，谁就能“称王”。

　　在激烈竞争的商战中，时间是战胜对手的一个重要因素，谁在时间上领先一步，就有可能取得节节的胜利。只有做到这一点才能满足新时代对人们的要求，并将你的技术革新变得方便实用。这样，你就会牢牢地占据市场，你也会以此为动力，不断发展。比尔·盖茨在“卓越”软件的开发上所表现出来的眼光与胆识，就是很好的说明。

　　现代企业的发展随着时代和社会的进步已经深深地打上了时间的烙印，对时间的有效利用渐渐成为衡量一个企业健康与否的重要尺度。

　　在商业竞争中，时间就是效率，时间就是生命，尤其是最具有现代产品性质的电脑软件更是一种时间性极强的产品，一旦落后于人，就会面临失败的危险。

　　比尔·盖茨在长期的实践中，对这一点体会最深，正是凭借着这笔难得的财富，他才能在公司的若干重大危机关头，采取断然措施，抢在别人前面，因而获得成功。

　　“永远比人快一步”是微软在多年的实战中，总结出来的一句名言。这句名言在微软与金瑞德公司的一次争夺战中，表现得尤为淋漓尽致。

　　金瑞德公司根据市场需求，经过潜心研制，推出了一套旨在为那些不能使用电子表格的客户提供帮助的“先驱”软件。这是一个巨大的市场空白，毫无疑问，如果金瑞德公司成功，那么微软不仅白白让出一块阵地，而且还有其他阵地被占领的危险。

　　面对这种情况，比尔·盖茨感到自己面临的形势十分严峻，他为了击败对手，迅速做出了反应。1983年9月，微软秘密地安排了一次小型会议，把公司最高决策人物和软件专家都集中到西雅图的苏克宾馆，整整开了2天的“高层峰会”。

　　在这次会议上，比尔·盖茨宣布会议的宗旨只有一个，那就是尽快推出世界上最高速电子表格软件。以赶到金瑞德公司之前占领市场的大部分资源。

　　微软的高级技术人员们在明白了形势的严峻之后，纷纷主动请缨，比尔·盖茨在经过反复的衡量之后，决定由年轻的工程师麦克尔挂帅组建一个技术攻关小组，主持这套软件的开发技术。麦克尔与同仁们在技术研讨会议上透彻地分析和比较了“先驱”和“耗散计划”的优劣，议定了新的电子表格软件的规格和应具备的特性。

　　为了使这次计划得到全面的落实和执行，比尔·盖茨没有隐瞒设计这套电子表格软件的意图，从最后确定的名字“卓越”中，谁都能够嗅出挑战者的气息。

　　作为这次开发项目的负责人，麦克尔深知自己肩上担子的分量，对于他来说，要实现比尔·盖茨所号召的“永远领先一步”，首先意味着要超越自我，征服自我。

　　但是，事情的发展从来都不是一帆风顺的，现实往往出乎人们意料。

　　1984年的元旦是世界计算机史上一个影响深远的里程碑，在这一天，苹果公司宣布它们正式推出首台个人电脑。

　　这台被命名为“麦金塔”的陌生来客，是以独有的图形“窗口”，作为用户界面的个人电脑。“麦金塔”以其更好的用户界面走向市场，从而向IBMPC个人电脑发起攻势强烈的挑战。

　　比尔·盖茨闻风而动，立即制定相应的对策，决定放弃“卓越”软件的设计。而此时，麦克尔和程序设计师们正在挥汗大干，忘我工作，并且“卓越”电子表格软件也已初见雏形。经过再三考虑，比尔·盖茨还是不得不做出了一个心痛的决定，他正式通知麦克尔放弃“卓越”软件的开发，转向为苹果公司“麦金塔”开发同样的软件。

　　麦克尔得知这一消息后，百思不得其解，他急匆匆地冲进比尔·盖茨的办公室：

　　“我真不明白你的决定！我们没日没夜地干，为的是什么？金瑞德是在软件开发上打败我们的！微软只能在这里夺回失去的一切！”

　　比尔·盖茨耐心地向他解释事情的缘由：

　　“从长远来看，‘麦金塔’代表了计算机的未来，它是目前最好的用户界面电脑，只有它才能够充分发挥我们‘卓越’的功能，这是IBM个人电脑不能比拟的。从大局着眼，先在麦金塔取得经验，正是为了今后的发展。”

　　看到自己负责开发研究的项目半路夭亡，麦克尔不顾比尔·盖茨的解释，恼火地嚷道：“这是对我的侮辱。我绝不接受！”

　　年轻气盛的麦克尔一气之下向公司递交了辞职书。无论比尔·盖茨怎么挽留，他也毫不松口。不过设计师的职业道德驱使着他尽心尽力地做完善后工作。

　　麦克尔把已设计好的部分程序向麦金塔电脑移植，并将如何操作“卓越”制作成了录像带。之后，便悄悄地离开了微软。

　　爱才如命的比尔·盖茨，在听说麦克尔离开微软后，在第一时间里立即动身亲自到他家中做挽留工作，麦克尔欲言又止，始终不肯痛快答应。盖茨只好怀着矛盾的心情离开了麦克尔的家。

　　麦克尔虽然嘴上说不回微软，但他的内心不仅留恋微软，而且更敬佩比尔·盖茨的为人和他天才的创造力。

　　第二天，当麦克尔出现在微软大门口时，紧张的比尔·盖茨才算彻底松了一口气：“上帝，你可总算回来了！”